Kiinalainen bisneskulttuuri - lyhyt opas Suomalaisille

Kiinalainen kulttuuri ja bisneskulttuuri poikkeavat monin paikoin suomalaisesta vastaavasta. Kulttuurien eroista on syytä olla tietoinen, sillä eroista johtuvat väärinymmärrykset voivat esimerkiksi pilata kauppoja ja aiheuttaa haittaa yritysimagolle.

Ennen kuin siirrytään käsittelemään kulttuurien eroja, on syytä mainita, että ihmiset ovat aina ensisijaisesti yksilöitä ja vasta toisella sijalla kulttuurinsa edustajia. Näin ollen kulttuurin pohjalta tehdyt yleistykset voivat monesti johtaa epäoptimaalisiin toimintatapoihin. Ennen uusien ihmisten tapaamista olisikin, sen ollessa mahdollista, hyödyllistä pyrkiä saamaan lisätietoa heistä. Esimerkiksi suunniteltaessa kiinalaisen alihankkijaan palkkaamista, voi hyvänä ideana olla se, että tavattavista henkilöistä pyritään samaan lisätietoa vaikkapa LinkedIn-palvelun kautta. Monista muista sosiaalista medioista poiketen LinkedIn on sallittu Kiinassa.

Keskusteltaessa eri maiden bisneskulttuureista on myöskin hyvä huomata, että sen lisäksi ihmisiin voi nähdä vaikuttavan heidän kotimaansa kulttuurin, vaikuttaa heihin todennäköisesti myös esimerkiksi maan tietyn alueen ja heidän edustamansa organisaation kulttuuri. Lisäksi kulttuureissa on elementtejä, jotka muuttuvat ajan saatossa, ja näin ollen vanhemmat ohjeet koskien liiketoimintakulttuuria eivät välttämättä enää ole kaikilta osin ajan tasalla. On myöskin hyvä huomata, että kulttuureissa on monesti käytänteitä jotka vaikuttavat eri suuntaan vetäviltä (Lähde: Fang, From “Onion” to “Ocean”: Paradox and Change in National Cultures, 2006) – saman kulttuurin edustajat voivat esimerkiksi olla tietyissä tilanteissa erittäin puheliaita sekä epämuodollisia ja toisissa tilanteissa taas vetäytyviä sekä muodollisia.

Kiinalaisen ja suomalaisen bisneskulttuurin eroja on nähtävissä jo siinä, kun ihmisiä tervehditään tavatessa. Kiinalaisessa kulttuurissa sosiaalinen hierarkia on tärkeässä roolissa, ja näin ollen tavatessa on syytä tervehtiä ensin korkeassa asemassa olevia sekä iäkkäämpiä ihmisiä (Kiinalaisen kulttuurin yksityiskohtien lähteenä: Rina Bao, A Bite-sized Guide to Chinese Business Manners, 2011 & http://www.youtube.com/watch?v=GtVHjrLQKLI). Ihmisille puhuessa on myöskin hyvä käyttää heidän titteliään. Tittelin käyttäminen on lähtökohtaisesti suositeltavaa jopa epävirallisissa tapaamisissa. 

Ihmisten sosiaalinen asema on tärkeässä roolissa myös siinä, keille on ylipäätänsä syytä ehdottaa tapaamista. Tapaamista on ensi sijassa syytä ehdottaa saman tyyppisissä tehtävissä työskenteleville. Heidät tavatessa voi kuitenkin pyytää mahdollisuutta päästä käymään korkeammassa asemassa olevan luona. Sosiaalinen asema näkyy Kiinassa myös esimerkiksi ravintolakäyttäytymisessä.

Tavatessa ihmisiä on syytä tervehtiä kättelemällä, ei halaten. Kiinassa kättelyt ovat suomalaisiin tapoihin verrattuna usein pehmeämpiä, mutta kestoltaan pidempiä.  Kättelyn yhteydessä voi erityisesti vanhempien ihmisten kohdalla kumartaa hieman, ja näin pyrkiä antamaan paremman vaikutelman. Tavatessa kiinalaisia ihmisiä, voi heihin tehdä hyvän vaikutuksen pyrkimällä käyttämään edes pienissä määrin kiinan kieltä, esimerkiksi tervehdyksenä voi sanoa ”ni hao” eli ”Hei!”.

Suomalaisesta näkökulmasta yksi helpoimmin ongelmia aiheuttavista alueista kiinalaisten kanssa toimiessa on käyntikortteihin liittyvät käytänteet. Käyntikortti ojennetaan Kiinassa tavatessa kättelyiden jälkeen ja ehdottomasti molemmin käsin sekä seistessä. Käyntikorttien tekstien tulisi olla sekä englanniksi että kiinaksi molemmilla puolilla, ja kortin laadukkaassa korttikotelossa. Kortissa on myöskin tärkeätä olla sen antajan tittelin. Ojentamisen tavoin myös korttien vastaanottaminen on syytä suorittaa molemmin käsin ja seisten. Käyntikortin saamisen jälkeen se luetaan läpi kiinnostuneena ja mahdollisesti kommentoidaan kohteliaalla tavalla esimerkiksi henkilön asemaa tai yrityksen mainetta.

Käyntikorttien tapaan myös lahjat on syytä ojentaa Kiinassa molemmin käsin. Suomalaisesta näkökulmasta lahjojen suhteen on erityisen tärkeätä olla tietoinen siitä, että lahjana ei pitäisi esimerkiksi antaa mitään valkoista, sinistä tai terävää. Lisäksi lahjat on aina syytä paketoida, mieluiten punaista ja kullanväriä käyttäen, mutta ei koskaan valkoista. Toisin sanoen, vaikka esimerkiksi laadukas suomalainen puukko sinivalkoisessa tupessa saattaisi vaikuttaa äkkiseltään hyvältä liikelahjalta, olisi se todennäköisesti erittäin väärä valinta Kiinassa toimiessa. Mikäli lahjoja annetaan yksi, annetaan se korkeimmassa asemassa olevalle henkilölle, ja mieluiten niin että lahjan kerrotaan olevan yritykseltä yritykselle. Mikäli lahjoja annetaan useammalle henkilölle, on syytä pitää huoli siitä, että samaa lahjaa ei anneta eri asemassa oleville. Kiinassa ei normaalisti ole tapana avata lahjoja niiden antajien nähden.

Kiinalaisten kanssa toimiessa on monesti hyvä rupatella (small talk) ennen virallisen osuuden aloittamista, rupatellessa on hyvä pyrkiä löytämää yhteisiä ajatuksia ja välttää vaikeita aiheita, kuten esimerkiksi Tiibetiä tai Taiwania.

Virallisten tapaamisten kohdalla on kiinalaisten kanssa toimiessa syytä huolehtia siitä, että tapaamispaikka on laadukas ja siisti, lisäksi on hyvä, jos tapaamisen aikana tarjoillaan kuumaa teetä tarjoilijan toimesta. Ennen tapaamisen aloittamista on myös hyvä pitää puhe, jossa kertoo arvostavansa vieraiden paikalle saapumista ja heidän uhraamaansa aikaa. Kielieroista johtuen on hyvä, jos tapaamisen materiaali on kiinaksi englannin sijaan.

Kiinassa toimiessa on syytä olla tietoinen ”guanxin”-konseptista. Guanxi liittyy siihen, miten tärkeässä roolissa tuttujen ja tutun tuttujen eteen tehdyt palvelukset ovat Kiinassa. Guanxin tavoin myös ”mianzin”-konsepti on hyvä ymmärtää. Mianzilla tarkoitetaan kasvoja, ja se viittaa siihen, miten tärkeätä on, ettei toista ihmistä nolata, loukata, pilkata tai vähätellä. Kiinassa toimiessa on myös hyvä pitää mielessä, että esimerkiksi tapaamisajat voivat monesti muuttua äkillisesti.

Neuvottelujen suhteen kiinalaisten kanssa toimiessa on hyvä huomata se, että he haluavat aina tuntea lähtevänsä neuvotteluista voittajana. Näin ollen alkuperäiseen ehdotukseen on aina syytä jättää neuvotteluvaraa. Erityisesti suomalaisesta näkökulmasta on myöskin hyvä huomata, että kiinalaiset käyttävät monesti epäsuoraa ja tulkinnanvaraista sanastoa sekä välttävät suoran kieltävän vastauksen antamista. Edellä mainitut tekijät voivat väärinymmärrysten lisäksi johtaa myös esimerkiksi neuvottelujen keston venymiseen. Tehtyjen sopimusten suhteen taas on hyvä pitää mielessä, että Kiinassa allekirjoitus yksistään ei tee sopimuksesta pätevää, vaan sopimukseen tarvitaan myös leima, jossa on yrityksen tai tietyn henkilön nimi. Käytännössä on mahdollista, että joissakin tapauksessa sopimuksiin pyritään lisäämään osia myös leimaamisen jälkeen. Monet kiinalaiset johtajat myös pitävät kirjallisia sopimuksia vähemmän tärkeinä kuin henkilökohtaisia sitoumuksia.

Tapaamisten jälkeen mahdollisiin kiinalaisiin liikekumppaneihin on syytä ottaa uudelleen yhteyttä tavalla, joka osoittaa kiitollisuutta tapaamisesta ja tuo varovasti esille oman yrityksensä potentiaalisen hyödyllisyyden kumppanille.

Vaikka kiinalaisten kanssa toimiminen poikkeaa moni paikoin suomalaisesta bisneskulttuurista, on hyvä muistaa, että monet heistä ovat nähneet monenlaista länsimaalaisten toimintaa ja ainakin osittain myös tottuneet siihen. Kiinassakin toimiessa pääsee pitkälle jo muistamalla normaalit käytöstavat ja olemalla kohtelias, avoin sekä joustava.